Handwerk 4.0? Digitalisierung? Digitaler Wandel? – Wir sind dabei!

Die Digitalisierung ist eines der wichtigsten Themen der letzten und nächsten Jahre. Überall liest man davon, aber eine Umsetzungsempfehlung oder Idee für unser spezielles Handwerk haben wir nicht finden können. Darum haben wir uns mit unserem hauseigenen IT-Experten Ende 2020 eine eigene Strategie überlegt und sind nun mitten in der Umsetzung.

Welche Themen waren uns wichtig?

Das Papieraufkommen (drucken) auf „0“ reduzieren

Leichter gesagt als getan. Hier eine Rechnung, eine Auftragskarte, da ein Inspektionsplan nach Herstellervorgabe oder eine technische Info. Jedes dieser einzelnen Dokumente muss betrachtet und entsprechend digitalisiert werden.

Zentrale Ablage aller Dokumente

Alle eingehenden Dokumente, egal ob per Mail, bereits digital oder per klassischem Brief, sind zu digitalisieren und in einer übersichtlichen Dokumentenstruktur wiederauffindbar und GoBD konform abzulegen. Hierzu wird ein Dokumenten-Management-System (DMS) eingeführt.

Ablösung nichtdigitaler Erfassung

Die neben Aufträgen geführte Erfassung von Materialien oder Besonderheiten muss komplett digital erfolgen Notwendig war die Anschaffung neuer Geräte. Um als Beispiel die Unterschrift zu digitalisieren benötigt es neue Hardware und Software zur Umsetzung. Diese müssen in das Warenwirtschaftssystem eingebunden werden. Eine Menge neuer digitaler Prozesse und Umstellungen im Büro, der Verwaltung und auch in den produzierenden Abteilungen.

Umstellen auf digitale Prozesse

Alle internen Arbeitsabläufe, Tätigkeiten, Buchungen und Prozesse sind hinsichtlich der Digitalisierung einmal zu erfassen (Ist) und dann auf digital (Soll) umzustellen. Dies erfordert auch bei Partnern, Lieferanten und Kunden*innen umdenken. Neue Prozesse sollen die Kommunikation erleichtern und viele Dinge übersichtlicher gestalten. Wir sind da guter Dinge.

Unterbrechungen: Effektiver arbeiten

Die Umstellung auf digitale Prozesse wie Anfragen per Whatsapp, Online Termine buchen, eingeschränkte Telefonzeiten sollen uns helfen die verfügbare Arbeitszeit effektiv zu nutzen. Wir wollen uns mehr auf die professionelle vor-Ort Beratung fokussieren.  Auch wenn der Online-Handel boomt wollen wir ein lokales Einkaufserlebnis bieten, das man online eben nicht haben kann.

Unser Fazit

Die Digitalisierung hat einen großen Einfluss auf die Arbeit in unserem Handwerk. Ich denke wir haben den richtigen Zeitpunkt gewählt entsprechende Vorbereitungen und Umsetzungen anzugehen. Bei unseren Kunden*innen kommt diese Umstellung auf jeden Fall sehr positiv an.